Уничтожение документов и организация электронного архива требует глубокого знания должностных обязан
Уничтожение документов: задачи, процесс, нюансы Перед специалистами, осуществляющими хранение документов, а также их списание, стоит две достаточно противоречивых задачи. С одной стороны, им следует свести до минимума возможность утечки информации в процессе уничтожения бумаг, с другой – иметь возможность восстанавливать информацию, содержавшуюся в документах в том случае, когда они будут уничтожены или испорчены, но срок их хранения не истечет.
Хотя решения первой задачи обыкновенно представляется более простым, именно ему следует уделить как можно больше внимания. Одной из стадий жизненного цикла большинства документов является их ликвидация.
Причины тому могу быть самыми разными. Наиболее часто основанием или причиной уничтожения бумаг выступают: законные действия, связаны с истечением срока хранения; порча или уничтожение, вызванные неосторожностью, являющиеся следствием стихийных бедствия и аварий, техногенных и природных катастроф; предумышленные порча или уничтожение, имеющие своей целью сокрытие преступных или халатных действий, а также нанесение вреда хозяину документов.
Среди прочих, обязательному уничтожению подлежат следующие материалы: кадровые документы, срок хранения которых истек; персональные сведения о работниках компании; листы контроля отработанного времени; платежные ведомости; срочные трудовые договоры; контракты (договоры); бухгалтерские документы и финансовые записи; налоговые и юридические документы; маркетинговые планы; записи и документы о клиентах; протоколы заседаний; деловые предложения и стратегические планы; техническая и научно-исследовательская документация. Уничтожение происходит после того, как происходит списание документов заказать которое можно на chiv-/contact/.
Уничтожение документов и организация электронного архива требует глубокого знания должностных обязанностей и законодательства, кроме того, специалист должен ориентироваться в широком ассортименте средств для ликвидации бумаг, их достоинствах и недостатках. Перед тем, как описать существующие способы уничтожения документации отметим, что оно должно быть: надежным, необратимым, конфиденциальным и экологичным.
Основными методами, при помощи которых сегодня избавляются от ставших ненужными бумаг, можно считать сжигание, закапывание, химическую обработку и шредирование. Любой из указанных способов имеет как достоинства, так и недостатки и применяется исходя из устоявшейся делопроизводственной практики, законодательных требований и возможностей каждой конкретной организации.
На протяжении многих сотен лет основным способом, при помощи которого можно было избавиться от ненужных бумаг, выступало сжигание, которое не требует дорогостоящего оборудование и может осуществляться при помощи подручных средств. Кроме того, такой способ гарантирует полное уничтожение информации без возможности ее восстановления.
Но сжигание имеет и некоторые недостатки. Прежде всего, это достаточно затратный по времени процесс.
Кроме того, плотно упакованные бумаги могут сгореть не полностью, а в случае отсутствия контроля над процессом горения, они могут разлететься на значительные расстояния. В процессе химической обработки бумага размягчается и превращается в бумажную массу.
Такой способ надежный, но достаточно недешевый, он значительно уступает по своим возможностям шредированию, производимому при помощи специальной машины – шредера. Именно этот метод получил наибольшее распространение в последнее время: он достаточно дешев, позволяет сдать уничтоженную бумагу в макулатуру без опасений утраты ценной информации, высокоэкологичен и дает возможность уничтожить значительные объемы бумаг в короткие сроки.
16.08.2013.